Bất cứ một sự kiện hội thảo nào muốn thành công đều phải có một kịch bản hoàn hảo. Bạn muốn có một kịch bản chương trình hội thảo cụ thể, chi tiết thể hiện được tính chuyên nghiệp, sáng tạo nhưng không mất đi sự sang trọng của công ty, doanh nghiệp mình? Vậy hãy cùng PHONGHOINGHI.com tìm hiểu về một kịch bản đáp ứng đầy đủ các tiêu chí bạn đang mong muốn qua bài viết dưới đây nhé.
I. Giới thiệu về kịch bản chương trình hội thảo
Hội nghị hội thảo đã xuất hiện từ rất lâu tại nước ta, một trong những dấu ấn được ghi vào lịch sử mà chúng ta có thể nhận ra đó là hội nghị Diên Hồng diễn ra vào thời nhà Trần. Trải qua nhiều năm phát triển của đất nước, sự thay đổi về kinh tế, văn hóa, chính trị làm cho kịch bản chương trình hội thảo cũng có sự thay đổi theo.
Ngày nay các buổi sự kiện tổ chức hội thảo đã không còn quá xa lạ đối với mỗi người, đặc biệt là những công ty, doanh nghiệp. Những buổi hội thảo này sẽ mở ra cho doanh nghiệp những cơ hội để thảo thuận và đóng góp ý kiến. Từ đó có thể nâng cao được chất lượng cũng như tìm kiếm cho doanh nghiệp những đối tác tiềm năng.
Một buổi hội thảo thành công sẽ luôn có một kịch bản chi tiết để buổi lễ diễn ra một các thuận lợi nhất. Một kịch bản hội thảo sẽ bao gồm 3 phần: Chuẩn bị, Tiến hành và Kết thúc. Ngay sau đây PHONGHOINGHI.com sẽ giúp bạn có định hướng chi tiết cho từng phần nhé.
II. Chuẩn bị tổ chức kịch bản chương trình hội thảo
Đây hẳn sẽ là một quá trình cần nhiều thời gian nhất và chắc chắn không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Ở đây kịch bản chương trình hội thảo cho khâu chuẩn bị chúng ta sẽ chỉ nói về quá trình chuẩn bị những bước cuối cùng trước khi bắt đầu tổ chức nội dung của buổi hội thảo.
- Thứ nhất: Chuẩn bị đầy các tài liệu, dụng cụ cần thiết để tránh những thiếu sót không đáng có.
- Thứ hai: Lựa chọn địa điểm diễn ra hội thảo, tiến hành trang trí sao cho phù hợp với nội dung sự kiện.
- Thứ ba: Trang trí sân khấu bằng backdrop, hoa tươi, thảm đỏ. Kiểm tra bố cục lắp đặt sân khấu khu vực tổ chức sự kiện, liệu đã được trang trí đầy đủ bàn ghế, băng rôn, hoa đèn…hay chưa?
- Thứ tư: Lắp đặt hệ thống đèn chiếu sáng, ánh sáng, màn chiếu, âm thanh phục vụ cho cuộc hội thảo.
- Thứ năm: Sắp xếp khu vực dành cho đại biểu: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, đặt khăn trải bàn, biển tên, hoa tươi, nước uống,…
- Thứ sáu: Sắp xếp khu vực dành cho khách tham dự khác gọn gàng, khoa học
- Thứ bảy: Sắp xếp khu vực lễ tân bao gồm tài liệu, bánh kẹo, nước uống,…cho khách tham dự hội thảo.
- Thứ tám: Phân công công việc cho bộ phận lễ tân tiếp đón khách và hướng dẫn khách vào hội trường đồng thời phát tài liệu đã chuẩn bị cho khách tham dự.
- Thứ chín: Có thể liên hệ với các cơ quan, phương tiện truyền thông để đưa tin về sự kiện sắp diễn ra nếu cần.
III. Tiến hành tổ chức chương trình hội thảo
Đây sẽ là những phần quan trọng nhất trong mỗi sự kiện hội thảo được diễn ra, nó sẽ bao gồm các công việc chi tiết, yêu cầu các bộ phận phải phối hợp ăn ý với nhau để sự kiện diễn ra tốt đẹp nhất.
1. Đón tiếp khách tham dự
Trong kịch bản chương trình hội thảo thì bước đón tiếp khách tham dự sẽ được bộ phận PG đảm nhiệm. Lễ tân sẽ đón khách, phát tài liệu và dẫn khách đến vị trí chỗ ngồi.
Khi chọn lễ tân hãy ưu tiên những bạn xinh xắn, cao ráo, duyên dáng và lịch sự để tạo ấn tượng đẹp cho buổi lễ.
2. Bắt đầu chương trình hội thảo
Sau khi mọi khách mời đã được ổn định vị trí, đúng giờ thì MC sẽ lên giới thiệu về chương trình, các thành phần đại biểu tham dự và tuyên bố lý do sự kiện. Trước khi diễn ra buổi lễ MC sẽ được soạn thảo một kịch bản MC hội thảo và phải được tập luyện trước để có được những câu nói trau truốt, biểu đạt cảm xúc tốt nhất.
Đại diện khách mời sẽ thay mặt mọi người lên phát biểu khai mạc chương trình.
Sau khi buổi lễ được khai mạc thì ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình hội thảo sẽ lên điều hành chương trình. Trong trường hợp nếu buổi hội thảo diễn ra với mục đích trao đổi giải quyết một vấn đề nào đó, thì nên có ban chủ trì của hội thảo để điều tiết chương trình. Tránh những xung đột hay những ý kiến trái chiều đi quá xa so với nội dung hội thảo.
Nếu như thời gian diễn ra hội thảo lâu thì trong kịch bản chương trình hội thảo nên có những tiết mục văn nghệ để giúp mọi người được thoải mái, hoặc cũng có thể có thời gian giải lao, ăn nhẹ giữa giờ,…
3. Bế mạc hội thảo
Sau khi nội dung hội thảo đã kết thúc và đưa ra được những ý kiến chung sẽ tiến hành bế mạc. Khách mời đại diện sẽ lên phát biểu bế mạc chương trình.
Người dẫn chương trình hội thảo sẽ theo kịch bản MC hội thảo kết thúc chương trình.
IV. Kết thúc kịch bản chương trình hội thảo
Một buổi lễ thành công hãy thực hiện các bước cuối cùng để buổi lễ được mỹ mãn hơn nhé.
Đội ngũ lễ tân tiến hàng tiễn khách: Những bạn lễ tân, PG được phân công trong kịch bản chương trình hội thảo cần nhanh chóng trở về vị trí cổng ra để chào và tiễn khách tham dự.
Bộ phận kỹ thuật tiến hành tháo dỡ và thu dọn các thiết bị, dụng cụ.
Dọn dẹp, sắp xếp, kiểm tra lại các đồ đạc thuê hoặc mượn. Nhằm kiểm soát tối đa tình trạng mất đồ hoặc thất lạc đồ đạc.
Trên đây là mẫu kịch bản chương trình hội thảo đầy đủ và chi tiết nhất. PHONGHOINGHI.com hy vọng với bài viết này bạn sẽ có thêm kiến thức để tổ chức các buổi hội thảo cho công ty, doanh nghiệp của mình. Chúc bạn sẽ có những sự kiện thành công mỹ mãn.
V. Giới thiệu về chúng tôi
Phonghoinghi.com là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê phòng hội thảo. Chúng tôi chuyên cho thuê phòng hội thảo với hệ thống phòng hội thảo đa dạng, tiện nghi, hiện đại, giá cả hợp lý. Nếu quý khách có nhu cầu về thuê phòng hội thảo xin hãy liên hệ với chúng tôi qua số Hotline: 0901.645.879. Xin trân trọng cảm ơn
Kết nối với chúng tôi tại Fanpage: https://www.facebook.com/PhongHoiNghi
