#1 Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện: Hướng dẫn đầy đủ

0
121
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ

Chúng tôi đã chứng kiến rất nhiều sự kiện của các tổ chức trong những năm qua. Chúng tôi rất bất ngờ khi các buổi lễ tổ chức sai sót rất nhiều và sơ sài làm cho những khách hàng tham dự không mấy vui vẻ và có vẻ chán nản.

Nên chúng tôi quyết định sẽ soạn ra bài viết này để hướng dẫn đẩy đủ nhất cho các bạn cách tổ chức 1 sự kiện thành công. Dưới đây là 13 bước cần thiết để lập kế hoạch cho sự kiện của bạn:

            1. Mục tiêu sự kiện của bạn
            2. Tổ chức nhóm của bạn 
            3. Tuyển dụng & Đào tạo nhân viên phục vụ
            4. Thiết lập ngân sách của bạn
            5. Thiết lập ngày
            6. Tạo một kế hoạch tổng thể sự kiện
            7. Chọn phần mềm sự kiện của bạn
            8. Đặt địa điểm của bạn
            9. Thương hiệu sự kiện của bạn
            10. Xác nhận diễn giả & khách mời đặc biệt
            11. Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợ
            12. Tạo một kế hoạch khuyến mại
            13. Xác định ngày xử lý

Chúng tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích. Nếu không có gì khó chịu, đây là tất cả những gì bạn cần biết về việc lên kế hoạch cho sự kiện của mình.

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian.

Cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.

Các tính năng cốt lõi của một kế hoạch sự kiện là gì?

Kế hoạch sự kiện của bạn là điểm khởi đầu cho toàn bộ sự kiện của bạn, vì vậy, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng nó bao gồm các nguyên tắc cơ bản phù hợp. 

Kế hoạch sự kiện của bạn nên bao gồm:

  • Mục tiêu và Mục tiêu Sự kiện
  • Vai trò và Trách nhiệm Cá nhân
  • Tình nguyện viên và đào tạo nhân viên phục vụ
  • Ngân sách
  • Ngày sự kiện
  • Kế hoạch tổng thể sự kiện 
  • Vị trí sự kiện
  • Phần mềm tổ chức sự kiện
  • Thương hiệu sự kiện
  • Diễn giả và khách mời đặc biệt
  • Quan hệ đối tác và tài trợ
  • Kế hoạch Khuyến mại, Quảng cáo, Tiếp thị và Công khai 
  • Quy trình trong ngày
  • Thông tin nhà cung cấp

Mặc dù điều này có vẻ giống như một danh sách khó khăn nhưng chúng tôi đã tạo bảng phân tích từng bước cho từng yếu tố và mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu.

Nếu không có gì khó chịu, đây là 13 bước của chúng tôi để tạo một kế hoạch sự kiện toàn diện. 

1. Mục tiêu sự kiện của bạn

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch cho sự kiện của bạn là thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện và các mục tiêu để tổ chức thành công sự kiện

Bắt đầu bằng cách tự hỏi: Tại sao bạn tổ chức sự kiện này và bạn hy vọng đạt được điều gì?

Nếu bạn biết các mục tiêu chính của tổ chức trước khi lập kế hoạch, bạn có thể đảm bảo rằng mọi phần của sự kiện đều được tối ưu hóa để thành công.  

MỤC TIÊU

2. Tổ chức nhóm của bạn

Bất kỳ sự kiện nào cũng cần một nhóm phối hợp nỗ lực để xử lý tất cả các chi tiết. Cân nhắc xác định một Người quản lý sự kiện hoặc Chủ tịch sự kiện chính cũng như các Chủ tịch riêng lẻ cho các tiểu ban, chẳng hạn như: 

  • Quản lý địa điểm
  • Diễn giả
  • Giải trí 
  • công khai
  • nhà tài trợ
  • Quản lý tình nguyện viên 

Việc phân công vai trò cá nhân cho các thành viên trong nhóm sẽ tạo ra một hệ thống trách nhiệm giải trình và ngăn không cho các nhiệm vụ bị bỏ dở.

Ngoài ra, nó sẽ cho phép bạn ủy quyền – nhưng đừng quên tính đến các cuộc họp của ủy ban trong thời gian lập kế hoạch sự kiện của bạn! 

TEAM WORK

3. Tuyển dụng & Đào tạo nhân viên

Nhân viên của bạn làm cho sự kiện suôn sẻ từ đầu đến cuối. Nhưng trước khi bạn bắt đầu làm việc với họ, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu vai trò của họ là gì và bạn có thể bắt đầu tuyển dụng họ như thế nào. 

1. Xác định vai trò của từng nhân viên

Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ mình sẽ cần những loại nhân viên thế nào và ai sẽ dẫn dắt họ. Bạn có thể cần nhân viên cho các phần của sự kiện của mình, chẳng hạn như:

– Thiết lập và chia nhỏ sự kiện

– Kiểm tra người gác cổng và áo khoác

– Bãi đậu xe

– Giải khát

– Sự đăng ký

2. Lập kế hoạch tuyển dụng. 

Hãy xem đối tượng nào phù hợp làm nhân viên bạn mong muốn. Sau đó, xác định các kênh tốt nhất để đăng bài tình nguyện của bạn, chẳng hạn như các trang web tuyển dụng và phương tiện truyền thông xã hội. 

Lời khuyên cho bạn là hãy tuyển dụng vượt qúa số người bạn cần vì phòng hờ khi thiếu người đột xuất.

3. Xác định các nhà lãnh đạo nhân viên

Một khi bạn có nhân viên, ai chịu trách nhiệm đào tạo họ? Và bạn sẽ quản lý việc đào tạo đó như thế nào? Chọn lãnh đạo nhân viên và cung cấp hướng dẫn bằng văn bản hoặc trao đổi trực tiếp.

Mỗi bộ phận trong sự kiện bạn nên có 1 người lãnh đạo để thông báo gặp sự cố hay việc cần làm mà không bị dãn đoạn công việc của các nhân viên.

4. Thiết lập ngân sách của bạn

Thiết lập ngân sách cho sự kiện của bạn là một trong những phần quan trọng nhất của việc lập kế hoạch cho một sự kiện. 

Tạo ngân sách vững chắc cho phép bạn và nhóm của bạn tạo ra ý tưởng trong các thông số thực tế. Điều này có nghĩa là các phần của sự kiện mà bạn hào hứng luôn được ghi nhớ. Thay vào đó, chúng chỉ được điều chỉnh cho những gì bạn có thể mua được. 

  Một số chi phí quan trọng bạn cần đưa vào ngân sách của mình là:  

  • Địa điểm: Chi phí này phải bao gồm tiền thuê cũng như bất kỳ bảo hiểm nào bạn cần mua.  

  • Thực phẩm và đồ uống: Lĩnh vực này khá dễ hiểu. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng số tiền bạn có thể chi trả cũng có thể quyết định số lượng khách hàng tham gia.  
  • Giải trí: Lĩnh vực này có thể được tùy chỉnh theo ý muốn của bạn — cho dù nó được phân bổ cho diễn giả, DJ hay thậm chí là lợn biết nói, hãy đảm bảo rằng bạn có đủ khả năng chi trả cho chi phí đi lại và ăn ở cũng như bất kỳ khoản bồi thường nào. 
  • Trang trí: Bạn sẽ chọn chủ đề và trang trí phù hợp với chủ đề đó. Thiết lập các chi phí trả trước sẽ giúp bạn xác định xem bạn có thể chi trả được khoản nào.  
  • Nhân viên: Danh mục này thường có thể bị lãng quên, nhưng nó rất quan trọng để tính chi phí vận chuyển và ăn ở cho nhân viên của bạn, đặc biệt nếu bạn đang đi ra khỏi thành phố. Ngay cả việc lập ngân sách thời gian cho nhân viên (họ sẽ dành thời gian cho việc gì nếu họ không làm việc cho sự kiện này?) cũng có thể giúp bạn quyết định liệu cuộc họp bổ sung đó có xứng đáng hay không.  
  • Tiếp thị: Cho dù bạn quyết định quảng bá sự kiện của mình thông qua Facebook hay theo trường phái cũ bằng cách dán tờ rơi khắp thị trấn,..
  • A/V: Từ máy chiếu đến wifi đến loa, danh mục này bao gồm nhiều mức giá khác nhau.  
  • Khác: Ngay cả sự kiện được lên kế hoạch tốt nhất cũng sẽ có một số chi phí bổ sung. Kế toán chúng trong ngân sách của bạn sẽ đảm bảo bạn không bị bất ngờ.  

    Ngân sách

Ngay cả khi một số mục này chưa phải là chi phí cố định – ví dụ: nếu bạn chưa chọn địa điểm – điều quan trọng là phải ghi nhớ mức tối đa mà bạn có thể chi tiêu trước khi đưa ra các quyết định đó. 

5. Đặt ngày

Ngày có thể đã được đặt trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, bạn cần lưu ý một số điều. Hãy chắc chắn xem xét những điều sau đây trước khi xác định ngày của bạn: 

  • Hãy cho mình đủ thời gian! Lý tưởng nhất là bạn nên có 4-6 tháng để lập kế hoạch, nếu không muốn nói là nhiều hơn (tùy thuộc vào sự kiện) 
  • Hãy nhận biết các ngày lễ theo luật định và tôn giáo 
  • Tránh các khoảng thời gian nghỉ học (kỳ nghỉ đông, xuân và hè) 
  • Kiểm tra ngày với những người tham gia chính – diễn giả, người thuyết trình, khách VIP, v.v. 

Khi bạn đã đặt ngày (và đã phác thảo ngân sách của mình), bạn có thể bắt đầu đặt ngay bất kỳ nhân viên bên ngoài nào (chẳng hạn như người cung cấp thực phẩm) mà bạn cần.  

6. Tạo kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Khi bạn biết tất cả các chi phí và thời gian liên quan đến sự kiện của mình, đã đến lúc bắt đầu kế hoạch thực sự!

Tạo một kế hoạch tổng thể cho sự kiện sẽ cho phép bạn đảm bảo mọi khía cạnh vẫn đi đúng hướng, cũng như giúp việc phối hợp với các tình nguyện viên và thành viên ban tổ chức sự kiện trở nên dễ dàng hơn.  

Kế hoạch tổng thể sự kiện của bạn nên bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm: 

  • Quản lý địa điểm, hậu cần và phục vụ ăn uống (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.) 
  • Diễn giả và người trình bày (xác định, xác nhận, hậu cần & quản lý) 
  • Hoạt động và giải trí 
  • Công khai và quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, chẳng hạn như trang web & quảng cáo trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in ấn; quan hệ truyền thông; biển báo; phương tiện truyền thông xã hội, v.v.) 
  • Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.) 
  • Quản lý nhà tài trợ và đối tác 
  • Quản lý nhân viên và trách nhiệm  

Trong khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn, hãy xem xét việc tạo một dòng thời gian chi tiết để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Bao gồm thời điểm cần nộp bất kỳ giấy phép hoặc chính sách bảo hiểm nào, thời điểm đăng ký kết thúc và thời gian chi tiết của ngày. 

Mặc dù có thể rất hấp dẫn khi nói rằng, “Tất cả là do tôi nghĩ ra! Tôi sẽ ổn thôi!” và đừng lo lắng về việc viết ra tất cả, hãy lưu ý: kiểu tâm lý này sẽ khiến bạn gặp khó khăn hơn rất nhiều trong việc quy trách nhiệm. Nó cũng sẽ khiến bạn khó nhớ những gì bạn đã làm cho sự kiện tiếp theo – vì vậy hãy giúp đỡ bản thân trong tương lai của bạn và ghi lại mọi thứ.    

Cuối cùng, nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đã chạy các sự kiện thuộc loại tương tự trước đó, thì việc xem xét mọi tài liệu tồn tại ở giai đoạn này có thể giúp bạn đảm bảo rằng mình không bỏ sót bất cứ điều gì. 

7. Chọn phần mềm tổ chức sự kiện của bạn 

Phần mềm hỗ trợ tổ chức sự kiện phù hợp có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong việc hợp lý hóa các quy trình của bạn khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn.

Các loại phần mềm sự kiện có thể đáng giá bao gồm:

  • Sự đăng ký 
  • bán vé
  • trang web sự kiện
  • Giải pháp gắn kết người tham dự
  • Công cụ theo dõi khách hàng tiềm năng
  • Giải pháp sự kiện ảo
  • Giải pháp sự kiện kết hợp
  • quản lý người tham dự

Nếu bạn điều hành một tổ chức thành viên và phát ngán với việc xử lý đăng ký sự kiện và thanh toán thủ công, thì phần mềm quản lý thành viên có thể phù hợp với bạn. Nó sẽ hoàn toàn tự động hóa quy trình trực tuyến!

Đây là những gì nó có thể làm: 

  • Đặt lịch sự kiện trên trang web của bạn 
  • Tự động cập nhật trang web của bạn với các sự kiện sắp tới 
  • Gửi thanh toán sự kiện trực tiếp vào tài khoản của bạn 
  • Gửi hóa đơn tự động và lời nhắc sự kiện 
  • Kết xuất dữ liệu người tham dự sự kiện trực tiếp vào cơ sở dữ liệu liên hệ của bạn 

Phần mềm quản lý thành viên không chỉ đảm nhận tất cả các hoạt động hậu cần cho sự kiện mà còn giúp việc điều hành các tổ chức thành viên trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tự động hóa các tác vụ quản trị như quản lý danh bạ, trang web, tài chính và liên lạc qua email. 

8. Đặt địa điểm của bạn

Khi bạn đã xác định được ngày, điều quan trọng là phải đặt địa điểm của bạn càng sớm càng tốt. Sự kiện của bạn phải có ngày và địa điểm cố định trước khi bạn có thể bắt đầu quảng cáo, vì vậy nhiệm vụ này cần được hoàn thành càng sớm càng tốt trong giai đoạn lập kế hoạch.   

(Lưu ý rằng một số sự linh hoạt về ngày tháng cũng có thể giúp ích cho bạn trong giai đoạn này và mở ra nhiều địa điểm khác nhau hơn.)  

Khi chọn một địa điểm cho sự kiện của bạn, hãy đảm bảo xem xét: 

  • Khả năng tiếp cận: Địa điểm có lối vào và thang máy dễ tiếp cận không? Có nhà vệ sinh dành cho mọi giới tính không? Bạn sẽ có không gian cho thông dịch viên hoặc màn hình phụ đề trực tiếp chứ? Điều này và nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến việc chọn một không gian mà tất cả những người tham gia sẽ cảm thấy thoải mái.  
  • Kích thước: Một sự kiện dành cho 50 người sẽ cần một không gian rất khác so với một sự kiện dành cho 500 người. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem bạn có cần các phòng riêng cho các phiên thảo luận nhóm hoặc các hoạt động nhóm nhỏ khác hay không (hoặc, này, thậm chí là một phòng xanh cho diễn giả và/ hoặc VIP!).  
  • Bãi đậu xe: Có bãi đậu xe hay có thể dễ dàng đi đến bằng phương tiện công cộng không?  
  • Bảo hiểm: Bạn có cần mua bảo hiểm riêng không? Quy tắc trách nhiệm pháp lý của họ là gì?  
  • AV: Nếu sự kiện của bạn cần có loa và micro, hãy đảm bảo dễ dàng thiết lập chúng trong không gian có sẵn—bao gồm cả phích cắm hoặc dây nối dài ở đúng vị trí. Điều tương tự cũng xảy ra với truy cập wifi (và kết nối điện thoại di động!) hoặc bất kỳ nhu cầu công nghệ nào khác mà sự kiện của bạn có. 
  • chi phí: Địa điểm yêu cầu bao nhiêu tiền đặt cọc? Sẽ có chi phí bổ sung? Bạn sẽ nhận lại được bao nhiêu nếu bạn (trời cấm) cần hủy?     

Chúng tôi gợi ý cho bạn Phonghoinghi.com là lựa chọn tuyệt vời khi bạn tìm kiếm địa điểm tổ chức.

9. Xây dựng thương hiệu cho sự kiện của bạn

Một chủ đề kịp thời và hấp dẫn có thể là điều khiến bạn khác biệt với các sự kiện khác. Chọn một chủ đề động và áp dụng nó cho tất cả các thành phần của sự kiện, bao gồm cả tên của nó. Làm nổi bật những yếu tố làm cho nó trở nên đặc biệt, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông trực tuyến, bởi vì đây có thể là điều thu hút mọi người tham dự. 

  • hãy động não đặt tên: Khi bạn đang động não tên sự kiện, hãy tự hỏi:  
      • Sự kiện của bạn khác với các sự kiện khác trong lĩnh vực của bạn như thế nào? 
      • Bạn đang hy vọng truyền đạt điều gì thông qua sự kiện này? 
      • Các thành phần chính của sự kiện của bạn là gì?  
  • Tạo một dòng giới thiệu: Khi bạn đã nghĩ ra một cái tên, hãy tạo một dòng giới thiệu – một khẩu hiệu thương hiệu ngắn gọn, dễ nhớ mô tả sự kiện.  
  • Thiết kế logo: Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện lớn hoặc chuỗi sự kiện định kỳ, hãy đảm bảo rằng bạn đã tạo một logo. Biểu trưng có thể là một công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả – mang lại sự công nhận ngay lập tức về sự kiện của bạn trong tất cả các mặt hàng quảng cáo và quảng cáo của bạn (chẳng hạn như áo phông, chai nước, túi xách, v.v.).  
  • Tạo bản sắc hình ảnh của bạn: Tạo bản sắc hình ảnh gắn kết cho sự kiện của bạn để mang mọi thứ lại với nhau. Chọn một phông chữ, (các) màu sắc, giọng nói và giai điệu, câu chuyện, đồ họa và các yếu tố chủ đề riêng biệt. Bằng cách đó, bạn sẽ chắc chắn rằng mình đang tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho những người tham dự.

Sau khi bạn có tên, dòng giới thiệu và biểu trưng, ​​hãy sử dụng nó trong tất cả các tài liệu tiếp thị của mình để những người không quen thuộc với tổ chức của bạn sẽ bắt đầu nhận ra thương hiệu của bạn – và hãy nhớ rằng sự kiện đang diễn ra! 

10. Xác nhận Diễn giả & Khách mời Đặc biệt

Các nhà lãnh đạo ngành, chuyên gia về chủ đề hoặc người có ảnh hưởng tại địa phương đều là những ví dụ về diễn giả tuyệt vời hoặc khách mời đặc biệt có mặt tại sự kiện của bạn. Diễn giả phù hợp có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong việc tăng đăng ký và tỷ lệ cử tri đi bỏ phiếu!

Nếu bạn dự định bao gồm các diễn giả đáng chú ý và khách mời đặc biệt, đây là các mẹo của chúng tôi để tìm đúng người và mời họ. 

1. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội. 

Sử dụng mạng FB, youtobe,.. của bạn để tìm những diễn giả hoặc khách tiềm năng có sở thích hoặc kiến ​​thức chuyên môn phù hợp với tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể duyệt các thẻ bắt đầu bằng cách liên quan đến sứ mệnh của tổ chức mình để tìm những người phù hợp nhất. 

2. Duyệt các trang web diễn giả chuyên nghiệp

Các trang web như toplist.vn hoặc các đánh giá của MXH là những nguồn tài nguyên tuyệt vời để khai thác để tìm một diễn giả tuyệt vời. Thư mục được sắp xếp theo chủ đề và cũng liệt kê hồ sơ theo dõi các sự kiện trước đây của họ. 

3. Tiếp cận với mạng lưới hiện tại của bạn. 

Hãy hỏi những người trong tổ chức của bạn—hoặc hội đồng quản trị của bạn!—về các đề xuất. Xem liệu họ cũng có thể xem qua các mạng truyền thông xã hội của mình hay không, sau đó so sánh chéo các danh sách để tìm các liên hệ tiềm năng. 

4. Tiếp cận với Phòng Thương mại địa phương của bạn. 

Nếu bạn một phòng thương mại, hãy tham khảo mẹo ở trên. Tuy nhiên, nếu tổ chức của bạn không phải như vậy, phòng thương mại có thể là một nguồn tuyệt vời để tìm kiếm các doanh nghiệp có cùng chí hướng, những người có thể đã thành công với một diễn giả tại một sự kiện trước đây. Yêu cầu họ cho các khuyến nghị.

 

5. Hỏi các thành viên của bạn.

Các sự kiện là cách tuyệt vời để mở rộng cơ sở thành viên của bạn, vì vậy ai là người tốt hơn để hỏi về điều gì sẽ gây ấn tượng tốt nhất với những người tham dự của bạn hơn là các thành viên của bạn? Tiếp cận và yêu cầu họ đưa ra gợi ý về người mà họ muốn gặp tại sự kiện của họ. Một cuộc khảo sát thành viên là một cách tuyệt vời để làm điều này. 

6. Xem lại kết quả khảo sát sau sự kiện.

Các câu hỏi khảo sát sự kiện mà bạn đã hỏi trước đây có rất nhiều thông tin hữu ích. Xem lại kết quả khảo sát và sử dụng thông tin đó để tìm diễn giả mà những người tham dự của bạn sẽ quan tâm.

7. Xem lại các sự kiện bạn đã tham dự trong quá khứ.
 

Bạn có nhớ một diễn giả tuyệt vời từ buổi dạ tiệc trước đây không? Liên hệ với họ và xem liệu họ có quan tâm đến việc làm cho sự kiện của bạn trở nên đặc biệt hay không. 

8. Kiểm tra các ấn phẩm công nghiệp. 

Dù là bản in hay trực tuyến, hãy tìm kiếm những người đáng chú ý đã viết về các chủ đề mà tổ chức của bạn quan tâm và có thể là một phần trong tổ chức sự kiện của bạn. Tùy thuộc vào họ là ai, họ có thể là diễn giả hoặc là khách mời đặc biệt tại sự kiện của bạn.

11. Xác định và Thiết lập Đối tác & Nhà tài trợ

Quan hệ đối tác và nhà tài trợ có thể giúp bù đắp chi phí của bạn và tăng khả năng tham gia. Khi bạn lôi kéo những người hoặc nhóm khác tham gia vào sự kiện của mình, họ có lợi ích trong việc giúp truyền bá thông tin và làm cho sự kiện thành công — càng đông càng vui phải không?  

Bạn có thể muốn xem xét: 

  • Tìm kiếm các nhà tài trợ của công ty
    để tài trợ một phần của sự kiện. Điều này có thể bao gồm từ các tổ chức quốc gia có thể muốn tài trợ cho bữa tối, đưa ra giải thưởng tại cửa hoặc vật phẩm đấu giá im lặng quan trọng, cho đến các doanh nghiệp địa phương có thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, chẳng hạn như hoa để bàn, mặt hàng túi quà, v.v. . 
  • Hợp tác với các tổ chức cộng đồng
    có thể cung cấp địa điểm và/hoặc hỗ trợ tổ chức hoặc bố trí nhân sự cho một sự kiện. Nếu bạn đang tìm kiếm các doanh nghiệp tài trợ cho sự kiện của mình, hãy nhớ rằng họ sẽ có nhiều khả năng tài trợ hơn nếu họ có thể thấy được lợi ích rõ ràng đối với họ. Nếu trước đây bạn đã có nhà tài trợ sẵn sàng lên tiếng thay mặt bạn thì càng tốt – nhưng nếu không, hãy chuẩn bị sẵn sàng để tạo ra một trường hợp thuyết phục để được hỗ trợ khi bạn tiếp cận lần đầu.  

 

12. Tạo một kế hoạch quảng cáo

Ngay cả với dòng sản phẩm giải trí hoặc diễn giả tuyệt vời nhất, bạn vẫn cần một kế hoạch quảng cáo cho tổ chức sự kiện để thu hút mọi người tham gia.

Đảm bảo rằng bạn có ba chức năng chính của quảng cáo sự kiện được đề cập:

Một số thành phần bạn có thể muốn đưa vào kế hoạch quảng cáo của mình bao gồm: 

    • Tiếp thị: Hãy coi đây là khía cạnh phân tích trong kế hoạch quảng cáo của bạn. Việc tiếp thị sự kiện của bạn nên được thúc đẩy bởi các mục tiêu chính và KPI để đánh dấu thành công. Bất cứ điều gì trong tiếp thị của bạn nên được thông báo bởi nhu cầu và nỗi đau của những người tham dự cũng như mục tiêu hoặc mục tiêu của sự kiện của bạn. Điều này có thể bao gồm việc tạo trang đích tiếp thị, chiến dịch truyền thông xã hội hoặc chiến dịch nhỏ giọt email. 
    • Quảng cáo: Bạn muốn đảm bảo đúng người biết về sự kiện của mình. Cho dù đó là thông qua các trang web liệt kê sự kiện, phương tiện truyền thông xã hội, xung quanh cộng đồng của bạn, thông qua quan hệ đối tác hoặc in ấn, hãy sử dụng thông tin về đối tượng của bạn để tìm ra kênh nào cần tập trung vào để quảng cáo sự kiện của bạn. Sau đó, phân phối và phổ biến thông tin để khiến mọi người hào hứng và quan tâm đến việc tham dự ngày hội.
    • Quan hệ truyền thông và công khai: Các đài tin tức, đài phát thanh và phương tiện in ấn đều là những cách tuyệt vời để thu hút sự quan tâm đến sự kiện của bạn. Tiếp cận với các phương tiện truyền thông và đưa ra ý tưởng cho một câu chuyện hấp dẫn, chẳng hạn như đặc điểm của một diễn giả nổi tiếng hoặc về nguyên nhân sự kiện của bạn.

Một số thành phần bạn có thể muốn đưa vào kế hoạch quảng cáo của mình bao gồm: 

    • Thông báo trang web 
    • Truyền thông xã hội 
    • E-mail 
    • Vật liệu in
    • Kết nối báo chí và truyền thông 

Cuối cùng, không có kế hoạch quảng cáo nào hoàn chỉnh nếu không có lời cảm ơn sau sự kiện, lời cảm ơn của nhà tài trợ và các bài viết về thông điệp chính của sự kiện hoặc thành công gây quỹ.

 

13. Xác định quy trình trong ngày

Điều cuối cùng bạn cần chuẩn bị là chương trình làm việc cả ngày cho sự kiện của bạn. Chương trình nghị sự này sẽ đi suốt cả ngày từ thiết lập đến dọn dẹp. Bao gồm mọi chi tiết, dù nhỏ đến đâu và bạn sẽ kiểm soát được tất cả!

Đây là một ví dụ nhanh về những thứ như thế này có thể trông như thế nào:  

    • 7:00: Chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng đón khách 
    • 7:30: Người tham dự bắt đầu đến 
    • 8:00: Phục vụ món khai vị  
    • 8:30: Diễn giả 1 lên sân khấu 
    • 8g45: Giải lao 
    • 9:00: Diễn giả 2 lên sân khấu 
    • 10:00: Trao giải
    • 10:30: Đấu thầu hỗn hợp, đấu giá im lặng kết thúc  
    • 11:00: Bắt đầu dọn bàn  
    • 11:30: Bar đóng cửa 
    • 12:00 Tổ chức sự kiện kết thúc; tất cả khách phải rời đi 

Việc xác định ai cần làm gì—và khi nào—cũng có thể đảm bảo rằng có trách nhiệm giải trình rõ ràng dẫn đến sự kiện. 

Những điều cần lưu ý vào ngày tổ chức sự kiện của bạn

Trong những ngày chuẩn bị cho một ngày trọng đại thành công, bạn sẽ cần kiểm tra một số hạng mục quan trọng vào phút cuối.

Dưới đây là danh sách những thứ cần chuẩn bị trước 48 giờ:

  • Tiếp cận với những người tham dự bằng một email nhắc nhở
  • Liên hệ với những người tham dự phương tiện truyền thông của bạn
  • Kiểm tra thiết lập địa điểm của bạn và thực hiện hướng dẫn
  • Thiết lập một phòng hoặc không gian sẽ đóng vai trò là trung tâm chỉ huy của bạn
  • Kiểm tra dự báo thời tiết và chuẩn bị cho phù hợp
  • Liên lạc cơ sở với nhóm của bạn để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang
  • Kiểm tra với các nhà cung cấp và giao hàng
  • Xác nhận diễn giả và khách mời đặc biệt
  • Kiểm tra kỹ danh sách kiểm tra sự kiện của bạn 
  • Sạc và kiểm tra toàn bộ thiết bị công nghệ
  • Chuẩn bị một bộ đồ dùng trong ngày (bút bổ sung, bút dạ, giấy, ổ USB, bộ sạc, dây nối dài, v.v.).
  • Chuẩn bị một bộ tài liệu thế chấp cho sự kiện khẩn cấp có tài liệu PR, hành trình, v.v.
  • Đóng gói thêm một bộ trang phục (phòng trường hợp có điều gì đó xảy ra với bộ bạn đang mặc)
  • Dành thời gian để tập trung vào bản thân và thư giãn

Đó là điểm cuối cùng là chìa khóa. Bạn đã làm tất cả những công việc khó khăn để tạo ra một kế hoạch tổ chức sự kiện mạnh mẽ, vì vậy, phần cuối cùng là nghỉ ngơi và nhớ rằng bạn đã chuẩn bị và sẵn sàng cho những gì sắp tới!

Xin chúc mừng: bạn đã sống sót sau sự kiện của mình!  

 

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here