Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động đang rất phát triển hiện nay bởi những giá trị và sức ảnh hưởng mà nó đem đến là vô cùng lớn. Một sự kiện để tổ chức thành công và mang lại hiệu quả phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như nội dung sự kiện, địa điểm, khách mời tham gia…Trong đó chi phí tổ chức sự kiện chính là nội dung đặc biệt quan trọng và luôn làm những nhà tổ chức phải đau đầu. Để chia sẻ vấn đề này hôm nay chúng tôi sẽ đưa ra cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất để các bạn tham khảo.
I. Chi phí sự kiện gồm những chi phí gì?
Muốn lập được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính xác thì trước tiên cần biết chi phí để tổ chức một sự kiện bao gồm những chi phí gì? Sau đây là các loại chi phí cụ thể:
1. Chi phí thực
Chi phí này bao gồm chi phí sản xuất, mua bán đầu vào, chi phí cho nhân công, chi phí mua sắm các nguyên vật liệu cùng các trang thiết bị phục vụ cho tổ chức sự kiện.
2. Chi phí ngầm
Khi nói tới loại chi phí ngầm chúng ta nghĩ ngay đến những chi phí không nhìn thấy ngay được, không công khai nhưng đây lại là một khoản chi phí không nhỏ cho mỗi sự kiện. Vì vậy để có thể hạch toán chi phí tổ chức sự kiện được chính xác thì cần phải thống kê được các khoản chi này. Bao gồm các chi phí khấu hao trang thiết bị, tồn kho, lưu kho…và những khoản phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách hàng, chi phí cơ hội.
3. Phí quản lý
Đây là chi phí dành cho việc kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Khi lập bảng chi phí tổ chức sự kiện thì khoản tiền này dùng cho việc khắc phục các sự cố, vấn đề phát sinh mà không ảnh hưởng đến các chi phí thực hiện đã có trong kế hoạch. Phí quản lý sẽ được tính theo đơn vị phần trăm và chiếm từ 3 đến 10% trên một hợp đồng tùy theo quy mô, tính chất sự kiện.
II. Phương pháp lên kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện hợp lý
Để đưa ra được bảng giá chi phí tổ chức sự kiện hợp lý thì các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường áp dụng các phương pháp sau:
1. Tìm hiểu và xác định chi tiết kế hoạch và mục đích sự kiện của khách hàng
Mỗi một khách hàng sẽ có những mục đích và kế hoạch tổ chức cho sự kiện của họ không giống nhau. Vì vậy đơn vị tổ chức sự kiện cần phải tìm hiểu để biết được khách hàng muốn gì, mục đích mà họ hướng tới, tiềm lực của khách hàng đến đâu…Trên cơ sở đó biết được hạng mục nào là cần thiết và phù hợp với sự kiện mà khách hàng sẽ tổ chức, cái nào cần phải sản xuất, cái nào phải thuê…
Đồng thời cũng cần nhanh chóng thống nhất kế hoạch với khách hàng một cách cụ thể, rõ ràng giảm thiểu những chi phí ngầm cho việc đi lại, gặp gỡ. Từ đó để có thể làm bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được sớm nhất.
2. Tận dụng tối đa những tài nguyên sẵn có
Bất kì một đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng có những cơ sở vật chất, trang thiết bị cùng nguồn nhân lực để hoạt động. Vì vậy cần tận dụng tối đa nguồn lực vốn có này một cách hiệu quả. Hơn nữa để có được chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho khách hàng, các đơn vị tổ chức cần có sự liên kết với các đơn vị cùng lĩnh vực để có sự trợ giúp bổ sung tốt nhất cho nhau cùng nhau phát triển.
3. Xây dựng quan hệ và kiểm soát chặt chẽ các nhà thầu vụ
Để giảm thiểu các khoản chi phí khấu hao, lưu kho trong quá trình hoạt động. Các đơn vị tổ chức sự kiện thường sẽ chỉ đầu tư cho một số hạng mục cơ bản như: Hệ thống phông bạt, máy chiếu, màn led, âm thanh, ánh sáng…Khi cần thực hiện những sự kiện có quy mô lớn cần một số lượng trang thiết bị cực lớn ở nhiều lĩnh vực khác nhau thì họ sẽ thuê lại của các nhà thầu vụ.
Xây dựng mối quan hệ lâu dài tốt đẹp với các nhà thầu vụ sẽ giúp đơn vị tổ chức sự kiện có được đơn giá thuê rẻ, tiết kiệm chi phí và luôn chủ động được trong việc hợp tác. Từ đó giảm thiểu được những rủi ro và đặc biệt mang đến bảng giá chi phí tổ chức sự kiện tốt nhất cho khách hàng của mình.
4. Giám sát và kiểm soát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện
Việc giám sám quá trình triển khai sự kiện nhằm mục đích bảo đảm các trang thiết bị cần thiết luôn đáp ứng đầy đủ cho công việc. Hơn nữa điều quan trọng là phải có một người quản lý đảm nhận công việc tính chi phí tổ chức sự kiện, dự trù chi phí và tạm ứng. Kiểm soát chặt chẽ vấn đề tài chính để không thất thoát lãng phí.
5. Đảm bảo tiến độ thực hiện đúng theo kế hoạch
Bảng chi phí tổ chức sự kiện sẽ bị chi phối bởi tiến độ thực hiện sự kiện. Tại sao chúng tôi lại khẳng định như vậy? Bởi vì nếu tiến độ được đảm bảo sẽ hạn chế tối đa các chi phí phát sinh như chi phí tồn kho nguyên vật liệu, chi phí khấu hao, chi phí cho người lao động…
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hãy đến với PHONGHOINGHI.com. Chúng tôi sẽ giúp quý khách hàng tổ chức thành công các sự kiện với chi phí tổ chức sự kiện hợp lý nhất.
