Trong bối cảnh hiện nay, tổ chức sự kiện rất quan trọng nó vừa là hình thức tiếp thị vừa là có tính năng PR cho nhãn hàng. Ngoài ra các sự kiện cũng rất đa dạng về hình thức và mục tiêu khác nhau vì vậy người thực hiện cần nắm được những nguyên tắc khi làm sự kiện nhất định. Cùng tìm hiểu về 6 nguyên tắc mà ai cũng cần biết.
I. Có thời gian tổ chức phù hợp
Thời gian là điều mà bạn cần lưu ý khi làm sự kiện, cần đảm bảo được chương trình được diễn ra theo đúng chương trình, tránh tình trạng quá trễ hoặc quá sớm so với kế hoạch đề ra. Bên cạnh đó, thời gian phải được đảm bảo phù hợp không nên có một chương trình quá dài, lê thê và làm người tham dự mệt mỏi.
Ngoài ra, cần lưu ý về thời gian trước và sau chương trình nhằm có kế hoạch quảng cáo cũng như thu thập đánh giá từ khách hàng.
II. Hiểu về đối tượng khách hàng
Lưu ý đến đối tượng khách hàng
Một nguyên tắc khi làm sự kiện cần nắm là bạn nên tìm hiểu về khách hàng. Mỗi đối tượng khách hàng sẽ có đặc điểm khác nhau, bạn cần biết mục tiêu phát triển của công ty họ cũng như định hướng phát triển của họ là gì.
Chủ đề của chương trình bạn cũng cần nên biết, với mỗi loại chương trình khác nhau sẽ có chủ đề và lên khung chương trình cho phù hợp.
III. Quảng bá sự kiện
Tất cả sự kiện điều cần quảng bá cho nhiều người biết đến. Vì một trong những mục tiêu của việc làm ra sự kiện đó là quảng cáo cho sản phẩm, nên việc quảng cáo sự kiện rộng rãi cũng góp phần quảng cáo hình ảnh sản phẩm của công ty.
IV. Đánh giá tiến trình tổ chức sự kiện
Trong suốt quá trình diễn ra bao gồm thời gian trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Việc báo cáo tiến trình theo từng thời gian cụ thể giúp bạn có thể thấy được những bất cập cũng như những điểm chưa tốt nhằm có cách khắc phục nhất định.
V. Có người nắm chính chương trình
Có người nắm chính sự kiện
Việc có người nắm chính trong toàn bộ sự kiện là vô cùng quan trọng. Mặc dù với một sự kiện sẽ được chia thành các bộ phận cụ thể và làm việc độc lập với nhau. Tuy nhiên cần có một người nắm diễn biến của toàn bộ khung chương trình, người này không cần phải biết rõ từng chi tiết mỗi bộ phận sẽ làm việc ra sao vì đã có trưởng mỗi bộ phận nắm chi tiết, nhưng cần phải nắm bao quát tất cả để khi có trường hợp nào không đúng thì người này sẽ có cách đưa ra cách khắc phục.
VI. Nên chạy chương trình trước
Điều cực kỳ quan trọng trong những nguyên tắc khi làm sự kiện là nên chạy thử toàn bộ các bộ phận trước khi ngày sự kiện được diễn ra chính thức. Đặc biệt là những sự kiện có sự kết với những tiết mục văn nghệ hoặc có MC dẫn chương trình. Nếu chỉ là một chương trình quảng bá sản phẩm bình thường thì một cuộc hợp để nắm bắt tình hình của từng bộ phận cũng rất cần thiết. Việc chạy thử chương trình giúp bạn nhìn thấy những lỗi và tìm cách hoàn thiện, vì vậy sẽ làm ngày diễn ra chương trình chính thức sẽ hoàn hảo hơn.
Trên đây là 6 nguyên tắc khi làm sự kiện mà ai cũng nên biết qua. Hy vọng bài viết sẽ mang lại những thông tin bổ ích trong quá trình tổ chức sự kiện của bạn. Xem thêm một số bài viết hữu ích khác tại www.somosode.com
