Có lẽ bạn đã từng nghe ở đâu đó cụm từ 5W1H, vậy cụm từ này là gì? Áp dụng như thế nào trong ngành tổ chức sự kiện? Để tìm hiểu chi tiết hơn về nguyên tắc này, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin bổ ích nhất. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vấn đề này trong bài viết dưới đây nhé!
I. Ý nghĩa của 5W1H ?
Một nguyên tắc bất di bất dịch trong ngành tổ chức sự kiện đó là 5W1H, vậy ý nghĩa của 5W1H là gì? 5W là why- what- when- where- who và 1H chính là how. Để sáng tạo và tổ chức hoàn thiện được sự kiện, 5W1H là những yếu tố cơ bản mà người tổ chức cần tuân theo. Vậy chúng áp dụng như thế nào trong ngành sự kiện? 
Giải pháp của nguyên tắc 5w1h
II. 5W1H – Why – Tại sao?
Điều đầu tiên của nguyên tắc 5W1H là Why điều mà nó hướng đó chính là mục tiêu chính bạn cần đạt được. Điều này rất quan trọng bởi nó quyết định đến sự thành bại của buổi tiệc. Bạn tổ chức sự kiện vì mục đích gì? Bạn có thể là quảng bá thương hiệu, hình ảnh, tên tuổi,… hoặc giới thiệu sản phẩm mới, công bố doanh thu của một đơn vị nào đó. Khi mục tiêu được xác định một cách rõ ràng, lúc này bạn mới tiến hành lập kế hoạch chi tiết.
III. 5W1H – What – Cái gì?
Điều thứ 2 trong 5W1H là What – nói một cách chính xác chính là những công việc bạn cần phải làm trong sự kiện. Một số ý tưởng bạn có thể tham khảo qua:
- Tên sự kiện được tổ chức.
- Các thông tin chung về buổi tổ chức sự kiện như tổ chức theo hình thức như thế nào? Đơn vị đứng ra tổ chức?
- Sự kiện với chủ đề gì? Phải đưa ra được ý tưởng chính của sự kiện là gì? Chúng có cần sự đồng nhất trong các khâu tổ chức hay không? Tone màu chủ đạo cho buổi tiệc?
5W1H- What- Cái gì?
- Các thông tin chi tiết về khách mời tham dự: Số lượng khách được mời là bao nhiêu? Đối tượng nào là khách mời chính? Khách mời bao gồm những thành phần nào (giới truyền thông, khách hàng, nhà tài trợ,…).
- Đơn vị nào cung cấp các dịch vụ cho sự kiện: Cần xác định nhà cung cấp là đơn vị nào? Sử dụng các loại thiết bị ánh sáng âm thành nào chính? Phương thức trang trí và quan tặng trong sự kiện?
- Lịch trình sự kiện chi tiết: Trong sự kiện hoạt động nào sẽ diễn ra? Giới hạn thời gian, nội dung và số lượng người tham gia?
- Giới quảng cáo truyền thông: Có sự liên kết với giới truyền thông để hình ảnh, thương hiệu có tác động đến đối tác trong thời điểm trước và sau khi sự kiện diễn ra.
- Ngân sách: Dự trù tổng các chi phí cho một buổi sự kiện hoàn thiện bao gồm: Chi phí cho nhân sự, bộ phận marketing, sản xuất,…
IV. 5W1H – When – Khi nào?
Điều thứ 3 trong 5W1H là When? Hãy trả lời cho câu hỏi: Sự kiện sẽ được tổ chức vào thời gian nào? Ngày giờ địa điểm của thể? Ngoài các điều trên, tại khâu này bạn cần lưu ý
5W1H- When- khi nào?
- Thời gian, ngày giờ tổ chức cần thống nhất sao cho thuận tiện nhất cho người tham dự và khách mời.
- Thời gian tổ chức không được phép trùng với sự kiện nào lớn, quan trọng bởi như vậy hiệu ứng truyền thông sẽ giảm, phân tán sự quan tâm của khách hàng.
- Thời tiết phải được cập nhật một cách nhanh chóng và chuẩn xác nhất để có thể dự kiến khung cảnh để tổ chức sự kiện.
V. 5W1H – Where – ở đâu?
Điều thứ 4 trong 5W1H là Where là từ khóa để diễn đạt địa điểm nào sự kiện diễn ra. Địa điểm tổ chức cần thuận tiện nhất cho số đông khách mời, người tham dự. Phù hợp với ý tưởng, mục đích của sự kiện.
5W1H- Where – ở đâu?
VI. 5W1H – Who – ai?
Điều thứ 5 trong 5W1H là who. Đây là câu hỏi gợi ý về những người tham gia sự kiện. Để xác định được yếu tố này người tổ chức cần trả lời các câu hỏi liên quan như: Ai là người đứng ra tổ chức sự kiện? nhà tài trợ là đơn vị nào, khách mời bào gồm những đối tượng nào? Mục đích của việc tham gia sự kiện đó là gì?
5W1H- Who- ai?
VII. 5W1H – How – như thế nào?
Từ khóa cuối cùng của 5W1H là how. Qua từ khóa How, đơn vị đứng ra tổ chức sẽ xác định được cách tiến hành như thế nào mới là tốt nhất. Một phần có phụ thuộc vào sự kiện được tổ chức theo loại hình nào? Ví dụ như: hội thảo, ra mắt sản phẩm, khai trương,…
5W1H- How- như thế nào?
5W1H là từ để mọi công việc trở nên khoa học và dễ dàng hơn. Nếu thiếu đi 5W1H đồng nghĩa với việc thiếu đi sự sáng tạo, công việc sẽ khó khăn hơn rất nhiều.
Vô hình chung, để tổ chức được một sự kiện cần phải được tuân thủ theo mô hình 5W1H để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất. Không chỉ riêng lĩnh vực sáng tạo tổ chức sự kiện mà công thức 5W1H cũng được rất nhiều lĩnh khác áp dụng và hướng đến thành công. 5W1H là gì chắc hẳn không còn xa lạ gì với bạn đọc. Vậy nên nếu có thể, hãy tuân theo quy tắc 5W1H này để thành công không cách xa tầm tay của bạn.
