Không phải đơn thuần mà các đơn vị thiết kế lại đưa ra nhiều mẫu thiết kế về phòng họp như vậy. Các mẫu phòng họp sẽ mang đến những giá trị khác nhau, tùy vào nhu cầu sử dụng cho từng mục đích khác nhau và còn tùy thuộc vào thành phần, nội dung, chiều dài của cuộc họp. Các kiểu set up như thế nào là phù hợp cũng góp 1 phần quan trọng cho kết quả thành công của cuộc họp. Hãy cùng phonghoinghi.com tìm hiểu các kiểu setup phòng họp thông dụng nhất nhé.
I. Các kiểu setup phòng họp phổ biến nhất hiện nay
1. Setup phòng họp kiểu chữ U
Thông thường khi chọn kiểu setup phòng họp, người ta thường nghĩ ngay đến kiểu chữ U đầu tiên. Bởi vì kiểu chữ U này là sơ đồ phòng họp khá phù hợp với môi trường văn phòng công sở như là : họp hội đồng quản trị, họp báo cáo tổng kết giữa các phòng ban, họp thảo luận bàn về vấn đề tập thể… Là nơi mà chỉ có 1 người có địa vị cao nhất, đứng trên bục cầm micro nói trước tập thể và những người tham gia cuộc họp phải hướng mắt về người nói.
Điều quan trọng nhất bạn cần phải làm đó là vị trí sắp xếp các bàn ghế có khoảng cách tối giản nhất. Để trong quá trình họp, người tham gia họp đứng lên, ngồi xuống, di chuyển 1 cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Và bạn nên hạn chế các trường hợp setup theo kiểu không đối xứng nhau hoặc khoảng cách chênh lệch các ghế chỗ thì hẹp quá, chỗ thì rộng quá, nhìn có vẻ không được thẩm mỹ. Kiểu setup phòng họp chữ U này, góp phần làm tăng khả năng tương tác giữa mọi người xung quanh, làm cho mọi người có độ tập trung nhất định về đối tượng chính, tức là đối tượng đang đứng nói trước cuộc họp. Riêng về phía người nói, kiểu setup phòng họp này cũng tạo điều kiện thuận lợi là được nhìn 1 cách trực diện về phía mọi người góp phần nâng cao quá trình trao đổi cuộc họp xuyên suốt mà không trở nên nhàm chán.
2. Setup phòng họp kiểu Hollow
Có nhiều điểm tương đồng so với kiểu setup chữ U, setup phòng họp kiểu Hollow cũng được khá nhiều các doanh nghiệp chọn lựa để phục vụ cho nhu cầu họp hội. Được bày xếp theo dạng hội nghị bàn vuông dài và lớn trong căn phòng thuộc khối hình chữ nhật rộng lớn. Khác biệt với kiểu chữ U là những bàn kiểu Hollow này được xếp thành hình vuông bao quanh cả căn phòng và có để khoảng trống ở giữa. Giúp cho khoảng trống này không bị “mờ nhạt” đi giữa đám đông, thường các bạn setup sẽ đặt để vào khoảng trống đó những chậu cây cảnh, bình hoa tươi, cân bằng không gian trong phòng họp
Kiểu setup phòng họp xếp rỗng ở giữa này có sự tương tác thành viên tham gia họp là rất lớn, đây chính là kiểu sự khác biệt giữa kiểu Hollow và kiểu chữ U. Bởi vì không có người ở vị trí trung tâm và mọi người cũng chẳng cần dõi mắt về một phía. Vị trí chỗ ngồi của người dự họp sẽ bố trí theo cấp bậc, lãnh đạo, phòng ban, người giữ vị trí chủ chốt của tập thể công ty và được phân bố theo chiều hướng từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài. Người này nêu ý kiến, người kia giải quyết vấn đề, và cuối cùng người có cấp bậc cao nhất sẽ thống nhất đưa ra 1 kết luận hoàn chỉnh của từng cá nhân, tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các khối cấp trong 1 đơn vị doanh nghiệp
Ngoài ra, các bạn cũng có thể bố trí thêm những hàng ghế dự bị đặt cạnh sát tường để tránh trường hợp phát sinh thêm người mà lại thiếu ghế, như vậy làm cho công ty bạn mất đi tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên bạn chỉ có thể xếp những hàng ghế dự phòng này nếu không gian phòng họp của bạn đủ lớn. Bố trí sơ đồ phòng họp kiểu Hollow này phù hợp cho những cuộc họp cần sự trao đổi thông tin, nội dung cuộc họp thì hướng đến giải pháp nhiều hơn, có như vậy mọi người sẽ được giao lưu với nhau nhiều hơn, đóng góp ý kiến thoải mái hơn và cuộc họp sẽ thành công tốt đẹp.
3. Setup phòng họp kiểu lớp học
Hình ảnh quen thuộc về lớp học có lẽ đã khá quen thuộc với chúng ta từ cái thời còn đi học. Hình ảnh quen thuộc ấy cũng khai hóa vào môi trường chuyên nghiệp tại các công ty. Setup phòng họp kiểu dạng hình lớp học như thế này, được áp dụng khi có yêu cầu đòi hỏi nhân viên nâng cao chuyên ngành về các lĩnh vực như các lớp đào tạo tập huấn kỹ năng, lớp vệ sinh an toàn lao động, lớp sơ cấp cứu ban đầu… Và theo kiểu sắp xếp này thì thường người có kiến thức cao hơn sẽ đứng trước tất cả mọi người, truyền dạy lại kiến thức về chuyên môn nào đó, đòi hỏi mọi người phải giữ im lặng và tập trung lắng nghe sự truyền đạt từ người có nghiệp vụ chuyên môn này.
Khác với 2 kiểu chữ U và Hollow nêu trên, kiểu dạng lớp học này yêu cầu nghiêm ngặt người tham gia, là phải có tài liệu và dụng cụ ghi chép. Để trong quá trình truyền đạt kiến thức, những điều quan trọng cần thiết thì note lại. Tất nhiên, kiểu lớp học này sẽ không giản là sắp xếp theo giống như kiểu lớp học thông thường vì kiến thức đối với từng lĩnh vực là khá rộng, trong khi thời lượng để tham gia thì chỉ có những vài giờ, vì vậy phải đòi hỏi ngược lại người truyền đạt kiến thức, phải sử dụng tranh ảnh nhiều hơn là văn bản bằng chữ. Do vậy, thiết kế nội thất phòng họp sao cho hài hòa giữa âm thanh, ánh sáng, khoảng cách giữa các bàn ghế có sự hài hòa, giao hòa qua lại lẫn nhau. Nên để 1 khoảng cách vừa phải ở giữa lớp, để khi có nhu cầu tương tác, người truyền đạt di chuyển dễ dàng hơn. Sơ đồ phòng họp kiểu lớp học này cũng khá là thông dụng nên được phần đông các công ty thực hiện và đang có xu hướng hiện đại hóa hơn
4. Setup phòng họp kiểu Theater ( Nhà hát)
Theater là 1 trong những kiểu setup phòng họp thông dụng hiện nay, được các trung tâm tổ chức hội nghị hướng đến nhằm phục vụ nhu cầu hội thảo của các doanh nghiệp, công ty. Nhìn chung, kiểu setup Theater hoàn toàn không trang trí bàn hay bất cứ vật dụng gì đặt để phía trước ghế, và thậm chí là, ghế có thể là những loại cố định hoặc có thể gấp lại được. Những người tham dự cuộc họp được ví như là những quý khán giả hướng mắt về sân khấu để xem 1 bài biểu diễn
Phải nói rằng là, cách setup này rất linh động, phù hợp với nhu cầu tổ chức hội thảo, sự kiện nghiêng về giao lưu hơn là bàn bạc nêu ý kiến thảo luận. Sơ đồ phòng họp kiểu Theater này thường bày xếp theo kiểu hình tròn, hình ngang hoặc bán nguyệt với tầm mắt hướng về tiêu điểm chính là “sân khấu”. Có 2 điểm đặc biệt theo kiểu setup này người phía sau sẽ không bị ảnh hưởng tầm nhìn từ người phía trước. Thứ nhất, theo kiểu bán nguyệt, các nhà thiết kế đã xây dựng bục ghế phía sau cao hơn bục ghế phía trước 1 chiều cao nhất đinh. Thứ hai theo kiểu hàng ngang thì các bạn nhân viên phục vụ setup sẽ sắp xếp hàng ghế theo kiểu đối xứng so le với nhau góp phần tạo không khí giao lưu linh hoạt hơn.
5. Setup phòng họp kiểu Conference ( phòng họp, phòng hội nghị)
Đối với những cuộc họp trang trọng hơn, tôn nghiêm hơn, người ta thường chọn kiểu setup phòng họp Conference này. Bởi vì, kiểu conference là nơi tổ chức hội nghị lý tưởng dành cho các cuộc họp cấp lãnh đạo tối cao như cuộc họp cổ đông, họp hội đồng quản trị, các cuộc họp Ủy Ban…..
Kiểu Conference là sự kết cấu từ 1 chiếc bàn lớn hình chữ nhật dài, hình bầu dục, oval …, đặt ngay vị trí chính giữa trung tâm của phòng họp. Bên cạnh đó các bạn thiết kế còn lồng ghép vào chiếc bàn những ghế tựa hình vuông, tay vịn chắc chắn, chân quỳ vững chãi. Và 1 điểm lưu ý nhỏ nữa là, các bạn không nên trang trí hay dùng những gam màu có sắc thái rực rỡ và cầu kỳ. Vì như vậy sẽ mất đi sự trang nghiêm của cuộc họp.
Kiểu bố trí này khá thích hợp cho những cuộc họp quy mô vừa phải, giữa những đối tượng nắm giữ chức vụ quan trọng, đại diện cho 1 phòng ban nhằm thảo luận 1 ý kiến chung và cần sự tương tác cao từ các thành phần tham dự họp. Kiểu Conference thì không lý tưởng cho những cuộc thuyết trình nghe nói hay là những cuộc hội thảo diễn đàn hoặc là những cuộc họp có số lượng quy mô toàn công ty…. Sơ đồ phòng họp Conference mang đến sự trang trọng, tôn nghiêm cho cuộc họp, góp phần làm tăng sự thái độ nghiêm túc, đúng đắn khi đưa ra ý kiến.
6. Setup phòng họp kiểu setup Bàn tròn
Bạn đang phân vân không biết lựa chọn kiểu sơ đồ phòng họp nào phù hợp với không gian nhỏ hẹp mà lại tiết kiệm diện tích, phù hợp với những cuộc họp nội bộ trong quy mô nhỏ, thành viên tham gia họp chiếm số lượng ít. Mẫu setup theo kiểu bàn tròn này, sẽ kịp thời đáp ứng tất cả những yêu cầu đó của bạn.
Không cần cầu kỳ chọn những vật liệu có hoa văn tinh xảo, chỉ đơn giản là cho gian phòng mình chiếc bàn hình tròn, mặt kính trong suốt, phối hợp cùng những chiếc ghế tựa không tay vịn có thể gấp xếp lại linh động, thuận tiện cho quá trình họp và tiết kiệm diện tích phòng khi kết thúc cuộc họp. Sơ đồ phòng họp này khá đặc biệt, nó kích thích sự tương tác giữa mọi thành viên với nhau và không phân biệt thứ tự cấp bậc từ trên xuống dưới. Các thành viên có thể nhìn rõ trọng tâm người nói, nắm bắt kịp thời thông tin cuộc họp, dễ dàng đưa ra đóng góp tích cực
7. Setup phòng họp kiểu bàn tiếp khách hoặc Cocktail
Kiểu setup phòng họp Cocktail này thường dành cho những cuộc hội họp mang tính giao lưu phục vụ giải trí như là sinh nhật công ty, tiệc cuối năm, hội thảo khách hàng…, nhiều hơn là những cuộc họp có nội dung bằng văn bản. Thường được diễn ra trong sảnh tiệc lớn, sang trọng, thành phần tham dự sẽ là những khách hàng, đối tác, và nhiều tập thể, cá thể trong công ty.
Nhìn chung nếu bàn tròn kết cấu đạt số lượng tối đa 10 người là hợp lý, nếu bàn vượt quá 10 người thì sẽ bất tiện cho nhân viên phục vụ share thức ăn và người tham dự họp sẽ bị ảnh hưởng vì không gian của mình bị hạn chế và khó khăn trong quá trình di chuyển. Để tăng tính giao hòa phù hợp, thì bạn phải bày xếp sao cho các bàn có độ giãn cách nhất định. Bởi vì nhu cầu họ đến đây là để giao lưu đừng để những chiếc bàn ghế làm cản trở quá trình họp hội bạn nhé.
Điểm giới hạn theo kiểu setup này là chiếm quá nhiều diện tích, và không phải sự kiện nào cũng có thể setup theo kiểu này được. Lời khuyên nhỏ dành cho bạn là bạn cần nhìn nhận chính xác nội dung và tính chất cuộc họp để chọn lựa kiểu setup Cocktail phù hợp này, tránh trường hợp lựa chọn sai kiểu setup sơ đồ phòng họp ảnh hưởng đến nội dung cuộc họp.
8. Setup phòng họp kiểu sáng tạo – Kiểu chữ V
Ngoài các cách sắp xếp thông dụng đã nêu trên, còn có dạng setup kiểu chữ V sáng tạo và mới lạ. Nghe thì có vẻ gì đó lạ tai, nhưng thật ra kiểu setup phòng họp này mới được đưa vào ứng dụng trong thiết kế phòng họp vài năm gần đây và đang được rất đông doanh nghiệp hướng đến, bởi vẻ hiện đại và sáng tạo trong mẫu setup này.
Thay vì những bàn chữ nhật dài hay hình bầu dục dài, thì bạn thay bằng chiếc bàn hình chữ V như trong hình mẫu. Và kiểu chữ V này chỉ thích hợp cho những cuộc họp mang tính văn phòng có quy mô nhỏ, số lượng người tham dự ít. Và người có chịu trách nghiệm điều tiết chương trình hợp sẽ là người ngồi trực tiếp, nhìn thẳng đối diện vào màn hình chiếu. Ngược lại, thành viên có nhiệm vụ, thuyết trình, diễn giải sẽ đứng cạnh màn hình chiếu, các thành viên còn lại sẽ hướng mắt vào người đang diễn thuyết.
Ăn điểm trong mẫu setup này là tầm quan sát theo chiều hướng mở rộng, nghĩa là khi 1 người đang trình bài nội dung của mình, các thành viên còn lại sẽ hướng mắt theo người nói 1 cách dễ dàng hơn, người trước sẽ không che khuất tầm nhìn của người phía sau. Tuy nhiên, có 1 khía cạnh nhỏ là , người chịu trách nhiệm chính, rất khó quan sát được những thành viên ở phía xa mình, những người ngồi ở vị trí sát mép bàn. Nhưng không sao cả, 1 yếu điểm nhỏ như thế cũng không ảnh hưởng đến quá trình diễn ra cuộc họp. Điểm quan trọng là bố trí, sắp xếp sơ đồ phòng họp như thế nào sao cho phù hợp với nội dung cuộc họp, người dự họp cảm thấy thuận tiện nhất đó mới là yếu tố quyết định kết quả thành công cho cuộc họp
9. Setup phòng họp kiểu hội trường
Khác biệt với những kiểu sắp xếp khác, setup phòng họp theo kiểu hội trường này có không gian khá lớn có thể chứa được số lượng người lên đến vài trăm người thậm chí là con số này có thể tăng hơn nữa. setup kiểu này yêu hỏi các bạn thiết kế phải thiết kế phải thiết kế như thế nào để đạt được độ thoáng thích hợp nhất có thể, muốn đạt được độ thoáng thích hợp theo yêu cầu, thì điều đầu tiên đó là về yếu tố chiều cao, bởi vì hầu như số lượng người đến tham dự khá đông, nếu độ cao hơn thấp sẽ làm cho căn phòng trở nên “choáng, ngợp” gây khó chịu cho tất cả mọi người có mặt tại cuộc họp.
Về mặt bố trí, nhóm người phụ trách sẽ giúp bạn chọn những bàn ghế, phù hợp, cân bằng và hài hòa nhất. Màu sắc của những chiếc ghế phải thống nhất 1 màu nhất định, tránh trường hợp các dãy ghế này màu này, các dãy khác màu khác như vậy giá trị thẩm mỹ sẽ không được nâng cao và tạo nên sự rời rạc giữa các thành phần tham dự. Như các bạn đã thấy, hầu như cách setup này chỉ có 1 bàn phía trên và chiếc bàn này có chiều rộng vừa phải và có độ dài, dài hơn nhưng độ dài khác. Nối tiếp phía sau những hàng ghế, được xếp đối xứng nhau, để người phía sau không bị ảnh hưởng tầm nhìn từ người phía trước, thì các bạn hỗ trợ setup phải sắp xếp sao cho hàng ghế thứ 2 hơi lệch về khoảng giữa của hàng ghế thứ nhất, cứ như vậy mà nối dài đến cuối dãy ghế.
Setup sơ đồ phòng họp kiểu phòng hội nghị này, hầu như dành cho những công ty thuộc quy mô lớn hoặc cơ quan đơn vị tổ chức hành chính tầm cỡ, nội dung cuộc họp hướng đến 1 chủ thể và cần lấy ý kiến từ mọi người để đưa ra kết luận thống nhất… Tính tôn nghiêm sẽ được nâng cao thêm nếu các bạn biết các dung hòa ánh sáng và phối hợp màu sắc phù hợp. Kích thích khả năng nghe giảng và độ tập trung của mọi người
10. Setup phòng họp kiểu Workshop
Gỡ bỏ tính trang nghiêm, sự khuôn mẫu trong phòng họp, khai thác sáng tạo tự do nêu lên nhận định của bản thân, setup phòng họp theo kiểu Workshop giống như một buổi họp nhóm bình thường đưa các thành viên trong phòng họp đến gần nhau hơn
Cách bày xếp trong phòng họp sẽ được bố trí theo dạng group, mỗi group từ 6-10 người quay lại với nhau, cả phòng họp sẽ có nhiều group giúp tạo thành một khối hoàn chỉnh. Sẽ có 1 người đứng nói giữ vai trò chủ chốt, tạo sinh khí cho phòng họp, người giữ vai trò chủ chốt này sẽ tự do đi đến từng group nhỏ hoặc cho thời gian các group tự do thảo luận với nhau, cuối cùng người có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó sẽ chốt lại mà trước đó mọi người đã thảo luận.
Không nên tự ép buộc mình phải đi theo khuôn mẫu quá nhiều, mà đến lúc phải biết biến đổi nó đi theo chiều hướng mới lạ hơn, như là, lựa chọn cho mình gam màu trắng sáng, tươi trẻ dạng ghế tựa lưới không tay vịn xếp quanh 1 chiếc bàn hình tứ giác hoặc tròn. Bạn có thể cân bằng thêm cho căn phòng 1 vài chậu cây cảnh tươi để tăng khả năng linh hoạt cho phòng họp. Sơ đồ phòng họp kiểu Workshop này khá được các bạn trẻ yêu thích và chọn là nơi tổ chức các lớp huấn luyện kỹ năng, sinh hoạt câu lạc bộ… Vì Workshop tạo ra không khí vui tươi, trẻ trung giúp người tham dự năng động và nắm bắt nội dung rõ ràng hơn
11. Setup phòng họp kiểu Workshop ngồi thành vòng tròn ( Round setup with no table)
Đặc điểm riêng biệt của kiểu phòng họp này là giữa các thành viên trong phòng cùng tạo thành vòng tròn lớn và ngồi trực tiếp xuống đất. Sẽ không có bất cứ phương tiện nào cản trở nào trong suốt quá giao lưu cuộc họp. Kiểu setup phòng họp này rất thích hợp những buổi sinh hoạt ngoại khóa, giao lưu hội trại, giao lưu câu lạc bộ ngôn ngữ.
Các dụng cụ trong phòng họp sẽ được xếp gọn vào 2 bên, và người tham gia hội giao lưu sẽ để vật dụng cá nhân của mình tại vị trí 2 bên bàn đó mà không phải lo suy nghĩ vấn đề vật dụng của mình sẽ để nơi đâu là phù hợp. Mục đích của cuộc họp này là tạo tính nhanh nhẹn, làm việc nhóm và tinh thần trách nhiệm cao của từng tập thể cá nhân. Do vậy, trong lúc tương tác, người tham gia có thể linh động đóng góp ý kiến mà không sợ mắc sai lầm, vì nếu sai, sẽ có người giúp mình sửa chữa và bản thân mình cũng sẽ kịp thời khắc phục được ngay. Đó là điểm đặc biệt và đang được phát triển tại các trung tâm ngoại ngữ. Giúp bạn từng bước nâng cao các kỹ năng và hoàn thiện bản thân nhiều hơn.
II. Giới thiệu về chúng tôi
Phonghoinghi.com là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê phòng họp. Chúng tôi chuyên cho thuê phòng họp với hệ thống phòng họp đa dạng, tiện nghi, hiện đại, giá cả hợp lý.
Nếu quý khách có nhu cầu về thuê phòng họp xin hãy liên hệ với chúng tôi qua số
Hotline: 0901.645.879. Xin trân trọng cảm ơn
Kết nối với chúng tôi tại Fanpage: https://www.facebook.com/PhongHoiNghi
