Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, các sự kiện dường như là điều thường thấy và diễn ra gần như thường xuyên. Những sự kiện này có thể xuất hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau như âm nhạc, thể thao… Và hầu hết các sự kiện được tạo ra nhằm mục đích giao lưu giữa những con người có chung sở thích. Tuy nhiên, bạn đã biết cách để tổ chức một sự kiện tốt chưa? Vậy thì 10 điều cần lưu ý sau đây sẽ có ích với bạn.
I. Lập ra kế hoạch rõ ràng, chi tiết
Để mọi việc có thể diễn ra suôn sẻ đúng như ý muốn của chúng ta cũng như giảm thiểu được các vấn đề đến mức tối đa, chúng ta đều sẽ cần đến một bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết và chắc chắn rằng có cả những giải pháp dự trù nếu có điều không may xảy đến.
Kế hoạch là điều bạn cần thực hiện đầu tiên khi muốn tổ chức sự kiện tốt
Và việc tổ chức sự kiện cũng vậy, bạn cũng cần thời gian suy nghĩ để đưa ra bản kế hoạch cho sự kiện đó. Không chỉ thế, bạn cũng cần xác định được mục tiêu của sự kiện, dự đoán những vấn đề có thể xảy đến và những giải pháp khắc phục.
Ngay khi có được sự tính toán từ trước như thế, bạn sẽ đảm bảo được sự kiện sẽ diễn ra hiệu quả và nhanh chóng có được biện pháp xử lý kịp thời trong trường hợp khẩn cấp.
II. Có đối tượng mục tiêu rõ ràng, chính xác
Bên cạnh việc có một bản kế hoạch tỉ mỉ, bạn cũng cần biết được đâu là đối tượng bạn cần hướng tới. Vì khi đã chắc chắn được người mà bạn sẽ gặp và nói chuyện, bạn có thể chuẩn bị trước chủ đề mà mình sẽ nói để đảm bảo cuộc trò chuyện diễn ra hiệu quả.
Hơn nữa, điều này còn có tác dụng giúp bạn tạo được ấn tượng tốt và trở nên thu hút hơn với đối phương. Khi đó, việc làm ăn kinh doanh sẽ thuận lợi và tìm kiếm được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Ngoài ra, bạn còn phải có kế hoạch như thế nào đó để những khách hàng “ngoài lề” không tham gia vào sự kiện của bạn.
Bởi những vị khách hàng này không có sự hứng thú với chủ đề sự kiện mà bạn đang hướng đến nên những gì bạn nói có thể khiến họ nhàm chán. Thêm nữa, họ có thể gây nhiều chướng ngại cho bạn trong việc tìm kiếm cơ hội, mở rộng quan hệ, đầu tư.
Ước chừng mức độ hiệu quả của sự kiện
Việc đo lường, dự đoán trước về khả năng hiệu quả sau khi tổ chức sự kiện thường bị nhiều người bỏ qua. Tuy nhiên, đây lại là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn có được một sự kiện thành công hay không.
Bởi khi dự đoán được, bạn sẽ có nhiều sự cân nhắc tốt hơn, đảm bảo hơn cũng như có được những giải pháp giải quyết vấn đề nhanh chóng cho những tình huống đặc biệt. Từ đó, bạn sẽ có những điều chỉnh hợp lý và khi sự kiện diễn ra, mọi thứ đều có thể trơn tru và thuận lợi hơn. Ví dụ như công ty nhà cái W88 tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm thì bạn cần phải dự đoán được mức độ hiệu quả của sự kiện để có thể biết và điều chỉnh sao cho hợp lý.
III. Sự kiện – một hoạt động marketing, quảng bá thương hiệu
Sự kiện về căn bản cũng có nhiều loại, đó có thể là những cuộc giao lưu, gặp gỡ nhưng đó cũng có thể là nơi để hoạt động marketing, quảng bá thương hiệu. Vì thế, nhiều công ty khi muốn nhiều người biết tới sản phẩm, nhãn hiệu của mình hơn đều sẽ thường xuyên tổ chức sự kiện.
Bên cạnh khả năng quảng cáo, pr, tổ chức sự kiện còn giúp các công ty xây dựng hình ảnh, mở rộng mối quan hệ làm ăn, nghiên cứu xu hướng thị trường tốt hơn và đặc biệt là có thể nhận được nhiều cơ hội xâm nhập nhiều thị trường tiềm năng khác nhau.
Tổ chức sự kiện giúp bạn tiếp thị, xây dựng hình ảnh cho công ty
IV. Sự kiện không hẳn là một công cụ toàn năng
Để giới thiệu sản phẩm đến công chúng, bạn sẽ cần tới nhiều công cụ hỗ trợ khác nhau và sự kiện cũng chính là một trong số đó. Tuy thế, bạn không nên quá ỷ lại vào một công cụ duy nhất qua việc tổ chức thường xuyên các sự kiện. Bởi điều này có thể gây phản tác dụng và khiến người xem nhàm chán, không hứng thú. Do đó, việc thường xuyên thay đổi chiến lược kinh doanh, quảng cáo luôn là điều cần thiết.
V. Địa điểm để truyền thông, giới thiệu công ty
Chắc chắn bạn cũng biết nơi diễn ra sự kiện cũng là cơ hội để bạn quảng cáo sản phẩm, truyền đạt những thông tin giá trị đến các khách hàng. Do đó, bạn phải luôn có sự chuẩn bị đầy đủ từ khâu lên kế hoạch đến quá trình thực hiện cũng như xác định trước những rủi ro có thể xảy đến và cách khắc phục chúng.
Nếu không làm như vậy mà chỉ ngồi chờ tới ngày sự kiện diễn ra và làm một cách tự phát, chắc chắn bạn sẽ không thể có được một sự kiện thành công. Và các khách hàng tiềm năng sẽ không có chút hứng thú nào đến công ty của bạn, phần trăm rủi ro cũng vì thế mà tăng lên và bạn sẽ mất đi cơ hội kinh doanh với các đối tác.
VI. Ghi nhận những thông tin sau sự kiện
Một sự kiện được tổ chức không chỉ để giao lưu, quảng cáo sản phẩm là xong, bạn còn phải xem lại và ghi chú những gì mình đã được và chưa được sau sự kiện. Việc làm này sẽ giúp bạn cải thiện tốt hơn trong những lần tổ chức sự kiện sau.
Không chỉ vậy, bạn sẽ biết được thông qua sự kiện, công ty mình đã thu được những lợi ích gì và làm thế nào để phát triển chúng hơn nữa. Việc lấy thông tin này nên tập trung vào chất lượng thay vì số lượng vì nó sẽ ảnh hưởng tới nhiều quyết định kinh doanh quan trọng khác.
VII. Con người là yếu tố quan trọng trong các sự kiện
Tuy rằng sự kiện là nơi để mọi người biết đến những sản phẩm mới của công ty nhưng để làm được điều này hiệu quả, chắc chắn rằng trong các sự kiện không thể thiếu một nhân tố quan trọng chính là con người. Công nghệ khoa học tuy phát triển và chúng ta có thể giao lưu từ xa nhưng bao giờ việc nói chuyện trực tiếp luôn mang lại nhiều hiệu quả và lợi ích hơn.
Vì khi trực tiếp chạm mặt, bạn có thể hiểu đối phương hơn, biết được mong muốn của các khách hàng tốt hơn và nhất là có thể thực hiện các cuộc đàm phán, thảo luận chặt chẽ, chắc chắn. Khi có sự tương tác như thế, cơ hội hợp tác giữa hai bên sẽ cao hơn.
Sự kiện không chỉ là nơi quảng bá sản phẩm mà còn là địa điểm để mọi người tương tác, giao lưu, đàm phán
VIII. Sự kiện là một phần của marketing-mix
Để sự kiện diễn ra hiệu quả như những gì bạn mong đợi, bạn cần kết hợp thêm một số công cụ, chiến lược khác. Thêm vào đó, bạn cũng phải dự đoán được mức độ tương thích giữa sự kiện và mục tiêu marketing. Nếu cả hai không phù hợp, bạn cần phải thay đổi sang một hình thức khác, hiệu quả hơn. Điều này cũng giúp bạn tránh được tình trạng lãng phí không đáng có.
IX. Sự kiện thành công là đòn bẩy để đạt mục tiêu kinh doanh
Một khi sự kiện thành công bạn sẽ đến gần hơn với mục tiêu mà mình đặt ra. Nhờ đó, việc kinh doanh của bạn sẽ thuận lợi cũng như tăng được lợi nhuận đáng kể cho công ty. Và để có được thành công này, bạn sẽ phải có kế hoạch từ trước, có tính thẩm mỹ tốt để bố trí, bài trí cho sự kiện, biết cách tạo không khí vui vẻ, hấp dẫn cùng nhiều khâu chuẩn bị thiết yếu khác.
Tuy nhiên, bạn không nên quá chú trọng vào những chi tiết này vì hoạt động kinh doanh của công ty có tốt hay không là còn phụ thuộc vào kết quả kinh doanh trước đó cùng với kế hoạch mà doanh nghiệp đã đặt ra. Việc tập trung quá mức vào tổ chức sự kiện sẽ khiến bạn vô tình bỏ qua những cơ hội quan trọng.
Có thể thấy để có được một sự kiện thành công là không hề đơn giản nhưng điều này cũng không phải quá khó để thực hiện. Chỉ cần bạn chú ý, cẩn thận suy xét và có kế hoạch rõ ràng thì sự kiện của bạn có thể diễn ra theo hướng tốt đẹp nhất.
