Hiện nay, với tình hình dịch bệnh vẫn chưa được kiểm soát, việc tổ chức sự kiện offline là điều rất khó khăn và rủi ro cao, có những sự kiện đến sát ngày tổ chức thì bị các cơ quan ban ngành thông báo hoãn hoặc huỷ, điều này gây rất nhiều thiệt hại và tổn thất cho bên chủ đầu tư lẫn đơn vị tổ chức sự kiện. Không chỉ là thiệt hại về mặt vật chất, các sự kiện offline hiện nay cũng gây khả năng lây nhiễm dịch bệnh cao, vì mỗi sự kiện đều có 1 số lượng lớn người tham dự.

Tuy nhiên, các sự kiện mang yếu tố truyền thông vẫn là những điều cần thiết cho doanh nghiệp, là 1 phần chiến lược trong các kế hoạch về marketing và truyền thông. Chính vì thế, giải pháp tổ chức sự kiện trực tuyến (virtual event) là điều cần thiết để tạm thời thay thế cho event truyền thống, đảm bảo chiến lược marketing vẫn diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.

1.  Virtual Event là gì?

Virtual event (sự kiện trực tuyến) là hình thức tổ chức sự kiện, kết nối và tương tác với người tham dự thông qua hình thức online trực tuyến.

virtual event tuyến hay còn gọi là Sự kiện trực tuyến, là một loại hình sự kiện mà khách sẽ không tới trực tiếp địa điểm mà sẽ tương tác với nhau thông qua công nghệ như điện thoại, TV, latop, tất cả sẽ kết nối với nhau thông qua môi trường ảo, một nền tảng trực tuyến.

Đối với event online, không nhất thiết phải livestream trực tiếp 100% mà còn có thể lồng ghép, dàn dựng các video có sẵn vào sự kiện. Khu vực tổ chức bản chất sẽ chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh vừa phải, hệ thống ánh sáng, và xung quanh là các hệ thống thu phát để người xem thông qua màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất có thể

2. Lợi ích của Virtual Event 

Từ khi dịch bệnh Covid 19 lây lan và xuất hiện trên khắp thế giới thì việc tổ chức các sự kiện tụ tập đông người trở nên không khả thi. Để duy trì kế hoạch công việc, nhiều doanh nghiệp đã linh động chuyển đổi số bằng việc tổ chức Virtual event.

thức virtual event phát triển nhờ Covid-19

Có thể nói tổ chức sự kiện trực tuyến trở thành giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp trong trường hợp này. Hình thức tổ chức sự kiện này có nhiều nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Tăng độ tương tác: Trong thời gian ngắn có thể giúp tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem. Ngay ở thời điểm diễn ra sự kiện thì thu thập sẽ được phản hồi và có được thông tin nhiều khách hàng.
• Tiết kiệm, nhanh chóng: dịch vụvirtual event giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí, thời gian. Khi tổ chức sự kiện online, doanh nghiệp sẽ không phải tốn chi phí cho việc thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, cổng hơi,…
• Mở rộng đối tượng khách hàng: Khi tổ chức Virtual event doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận được tệp khách hàng lớn tiềm năng nhờ mạng lưới thông tin mang tính toàn cầu. Đây chính là cơ hội mà doanh nghiệp cần nắm bắt để truyền thông quảng bá, giới thiệu các dịch vụ và sản phẩm của mình.

 3. Cách tổ chức Virtual event 

3.1. Lập các mục tiêu chính của sự kiện

Doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu chính của sự kiện dù đó là sự kiện offline hay online. Điều mà doanh nghiệp cần làm là đưa ra những câu hỏi và đáp án cụ thể cho từng hạng mục:

• Quy mô của Virtual event?
• Chủ đề của Virtual event là gì?
• Đối tượng khách tham dự Virtual event là ai?
• Địa điểm tổ chức Virtual event?
• Sự kiện được ghi hình trước hay phát trực tiếp?
• Sự kiện sẽ được hiển thị ở đâu? Truyền thông trên các nền tảng xã hội nào?
• Thông điệp của Virtual event là gì?
• Dự trù ngân sách là bao nhiêu?

3.2. Lập kế hoạch truyền thông cho Virtual event

Lúc này, việc tạo Landing Page sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận lại thông tin những người tham dự cũng như thông báo những thông tin liên quan đến chương trình. Nhờ thế, giúp sự kiện trực tuyến của doanh nghiệp được chia sẽ một cách rộng rãi hơn. Chẳng hạn như ưu đãi khi tham gia Virtual event, diễn giả nổi tiếng, chủ đề mang tính viral,…

Bên cạnh đó, thông qua email doanh nghiệp cũng có thể quảng bá sự kiện đến với các khách hàng thân thiết của mình. Hai ngày trước khi sự kiện diễn ra và một giờ trước khi nó bắt đầu nhớ gửi email nhắc nhở cho khách tham dự.

Để yêu cầu người tham dự phản hồi, đóng góp ý kiến về sự kiện, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng email. Điều này sẽ góp phần giúp cải thiện chất lượng của sự kiện và dịch vụ, sản phẩm cho doanh nghiệp.

3.3. Đội ngũ tổ chức Virtual event chuyên nghiệp

Công nghệ và người điều hành là hai yếu tố chính không thể thiếu và ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức virtual event. Trong khâu tổ chức sẽ có rất nhiều khó khăn và trục trặc; Do đó, doanh nghiệp sẽ rất cần sự giúp đỡ của dịch vụ tổ chức virtual event chuyên nghiệp. Yêu cầu đặt ra đối với ekip tổ chức sự kiện đó là chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm để có thể kịp thời giải quyết những sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

Để chắc chắn sự kiện trực tuyến diễn ra suôn sẻ thì doanh nghiệp cần có ít nhất 1 – 2 buổi diễn tập (rehearsal). Trong đó sẽ có 1 buổi kiểm tra về nhân sự trong timeline sự kiện và 2 buổi để kiểm tra kỹ thuật. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lên sẵn các phương án dự phòng để khi xảy ra sự cố có thể xử lý kịp thời, đảm bảo cho sự kiện diễn ra tốt đẹp.

4. Địa điểm tổ chức sự kiện online

Tuỳ vào từng loại hình sự kiện và ngân sách

Phòng thu

Các trường quay studio, với không gian đủ rộng để setup các key phông xanh, từ đó đơn vị tổ chức sẽ thiết kế  mô hình sân khấu dựa trên kích thước của phông, từ đó khiến khách mời xem trực tiếp nhìn thấy sân khấu và màn hình mà các đại biểu đứng lên

Khách sạn

Tương tự như các event offline, đơn vị thực hiện sẽ setup và lắp đặt sân khấu thật ở ngay trong trung tâm khách sạn để thể hiện tính sang trọng của sự kiện

Địa điểm tại trụ sở của doanh nghiệp

Sẽ rất thuận lợi và tối ưu chi phí nếu tổ chức tại chính doanh nghiệp, ngoài ra việc tổ chức tại đây còn có thể show các sản phẩm và trụ sở của mình tốt nhất, có thể quay ảnh hậu kỳ để quảng cáo sản phẩm và hình ảnh của doanh nghiệp

ứng dụng của Virtual event

Sự kiện có thể thay thế tạm thời được cho các event offline với tác dụng và hiệu quả tương tự, tuy nhiên các event này sẽ hiệu quả nhất đối với các loại hình sự kiện sau:

Hội nghị – hội thảo

Loại hình event này mang tính chất giải thích, trao đổi về các vấn đề liên quan đến cung ứng sản phẩm/dịch vụ, không có quá nhiều yếu tố dàn dựng về mặt nghệ thuật. Việc sử dụng event online đôi khi sẽ hiệu quả hơn cả event offline, vì có thể thu thập được nhiều và đầy đủ ý kiến hơn thông qua phần bình luận trên các nền tảng mạng xã hội, từ đó đảm bảo được mục đích của sự kiện.

Lễ ra mắt sản phẩm/ thương hiệu

Loại hình event mang tính chất giới thiệu về sản phẩm và hình ảnh công ty. Đối với virtual event, các hình ảnh của sản phẩm hay doanh nghiệp sẽ được tối ưu tính hiển thị, đảm bảo người xem thấu hiểu sản phẩm/ dịch vụ và doanh nghiệp một cách rõ nét nhất

Lễ vinh danh đại lý – khách hàng – cán bộ nhân viên

Bản chất lễ vinh danh là việc khen thưởng và tri ân tới các đại lý, và các cán bộ nhân viên, thông qua khiến khách mời thêm phần động lực để hợp tác, làm việc và tin tưởng vào doanh nghiệp hơn. Các virtual event sẽ mời đại lý, cán bộ nhân viên tới trực tiếp để trao giải trên sân khấu.

Talkshow – toạ đàm

Với talkshow, sự chú trọng chính là các nội dung được truyền tải trong cuộc trò chuyện, không cần quá cầu kỳ về mặt nghệ thuật, chỉ cần các diễn giả, và một bộ bàn ghế để họ trao đổi trên sân khấu.

Ngoài ra còn rất nhiều ứng dụng khác của event trong sự kiện trong các lĩnh vực commercial, branding marketing, media set, festival, education

Ưu điểm và nhược điểm của virtual event

Ưu điểm:

Tối ưu chi phí: các doanh nghiệp thường mất rất nhiều tiền để chi trả cho các vấn đề về địa điểm, chỗ ngồi, ăn uống của các khách mời trong sự kiện, hay một giàn âm thanh đủ lớn để đảm bảo tất cả khách mời có thể cảm nhận và theo dõi chương trình, tuy nhiên với event online, các chi phí này sẽ được hạn chế, chỉ tập trung lên sân khấu.

Tập trung nội dung theo kịch bản và người xem sẽ theo sự điều hướng của mình: Đây là điểm không kiểm soát được ở các event offline, khách mời sẽ thường xuyên tập trung vào ăn uống và trò chuyện, đôi khi không để ý lên sân khấu trong các phần quan trọng, hoặc họ tập trung trải nghiệm sản phẩm thay vì nghe talkshow. Nhưng với event online thì tất cả những gì họ nhìn thấy sẽ do mình quyết định các khung hình.

Tránh rủi ro trong biểu diễn: Ở event offline, khi tất cả khách hướng lên sân khấu, nếu có bất kỳ sai xót nào khách mời sẽ thấy ngay lập tức, tuy nhiên với event online, chúng ta có thể kiểm soát điều đó bằng cách 70% livestream và 30% ghi hình trước.

Mở rộng đối tượng hiệu quả: Với event offline thì để khách tham dự, họ cần đến địa điểm, nhưng với event online thì họ chỉ cần 1 thao tác là truy cập bằng điện thoại hoặc laptop vào event, không những thế, event online có tính năng share, nếu là một sự kiện hay thì sẽ tạo đột biến về lượng khách tham dự

Tuy nhiên, tính hiệu quả của việc sử dụng virtual event không thể cao được như các event truyền thống, là loại hình event mà khách mời đến trực tiếp, được trải nghiệm  sự kiện với đầy đủ các dịch vụ có trong sự kiện, các giác quan, với tầm nhìn không giới hạn. Chính vì điều này mà virtual marketing không được ưa chuộng, chỉ đến khi tình hình dịch bệnh làm cản trở các event offline thì giải pháp này mới bắt đầu được sử dụng phổ biến và rộng rãi.

Nhược điểm

Âm thanh ánh sáng không tận dụng được tối đa: Bất kể những ai đi tham dự sự kiện cũng sẽ thấy sự khác biệt về âm thanh và ánh sáng trục tiếp so với việc thông qua một màn hình. Virtuarl event không thể truyền tải được hệ thống ánh sáng chiều sâu với hệ thống âm thanh lớn thông qua máy tính hay điện thoại.

Tương tác trong sự kiện: Các hoạt động tương tác trong sự kiện là những hoạt động vô cùng quan trọng, chúng khiến cho những người tham dự sẽ ấn tượng và nhớ lâu hơn về sự kiện, nhưng với virtual event chúng ta không thể yêu cầu họ đứng lên, hay chơi các trò chơi liên quan đến hoạt động.

Dễ gây nhàm chán, thiếu thu hút: Một thống kê cho rằng, đa phần trong các sự kiện online, khách mời chỉ tập trung xem trong 15 phút đầu tiên, vì môi trường event offline là tại địa điểm, nơi sự kiện diễn ra khiến chúng ta tập trung và được tối ưu hoá trải nghiệm, còn với môi trường event online, đó có thể là ở nhà hoặc một nơi công cộng, có rất nhiều yếu tố môi trường ảnh hưởng đến sự tập trung của khách mời.

Phương án triển khai

Bộ máy điều hành và triển khai virtual event:

CG Design: Thiết kế hệ thống sân khấu, màn hình dựa trên các đồ hoạ máy tính như 3ds max, AI, AE, PTS…

UX/ UI Tech Base: Người thiết kế giao diện truy cập của khách mời

AR/VR/XR Equipments: Thiết bị sử dụng trong sự kiện để người dùng tham dự, ví dụ như kính VR, hệ thống AR…

Sync – In Platform: Thiết bị đồng bộ hoá trên nền tảng lựa chọn

Interactive Plateform: Thiết bị tương tác với người dùng trong nền tảng

Internet conection: Thiết bị kết nối trực tiếp

Ekip chạy chương trình

Nhân sự biểu diễn và vận hành chương trình như ca sĩ, mc, nhóm nhảy

Audio – image equipments: Những người điều khiển nhạc và màn hình hiển thị.

Đây là một bộ máy đầy đủ để vận hành event online. Ở Á Châu, chúng tôi có đầy đủ nhân sự và thiết bị như trên.

yếu tố tạo nên 1 event trực tuyến thành công

Có sự truyền thông tốt trước khi diễn ra sự kiện: Với event online việc truyền thông là một điều thiết yếu, cần lựa chọn những yếu tố dang hot trên mạng xã hội, cập nhật những trend mới trong việc triển khai content truyền thông

Lựa chọn thời điểm: Tương tự như event offline, việc lựa chọn thời điểm phát trực tiếp cũng phải tính toán dựa trên các số liệu về thời gian khách mời rảnh, với các event mở thì cần lựa chọn thời gian khách mời đang online trên nền tảng, đa phần sẽ vào thứ 7 hoặc chủ nhât lúc 20 giờ.

Chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung và kỹ thuật: Với event trực tuyến, việc lên kịch bản cũng cần được chỉn chu, đảm bảo chương trình chạy ra đúng theo tiến độ. Các kỹ thuật để làm nên event trực tuyến còn rất mới ở Việt Nam, chính vì thế luôn cần được kiểm tra, chạy tổng duyệt nhiều lần để tránh sai xót. Cần có các kịch bản training nhân sự để chương trình diễn ra trơn tru

Tính tương tác tốt: Việc có nhiều người tương tác với chương trình chứng tỏ chương trình diễn ra hấp dẫn và thu hút. Vì không được trải nghiệm trực tiếp nên đa phần các event online sẽ cố gắng tìm cách để tương tác với khách mời tốt nhất

Ekip vận hành chuyên nghiệp: Ngoài việc lên kịch bản kỹ lưỡng, chương trình cũng cần có sự vận hành của ekip, bao gồm đạo diễn, người chơi âm thanh ánh sáng, hay là các yếu tố khác về mặt hậu đài, quản lý nhân sự…

Chi phí cho 1 event online khoảng bao nhiêu

Chi phí dành cho event online là vô vàn, không thể nói trước được. Các event tầm trung có thể giao động từ 20 triệu – 200 triệu. Hoặc các event đầu tư dàn dựng kỹ lưỡng, chất lượng cao có thể lên tới vài tỷ đồng.

Liên hệ và gọi điện ngay cho chúng tôi để được tư vấn và báo giá kỹ hơn. Á Châu luôn đem lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, với chất lượng dịch vụ và công nghệ đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện